051 - ASSISTANT - SECRÉTAIRE DES AFFAIRES GÉNÉRALES ET MÉDICALES H/F
Contrat : CDD Temps Plein
Societe : EPSAN
Localisation : 67170 Brumath | Bas-Rhin (FR)
Description du poste :
Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d’Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l’EPSAN est en direction commune avec l’hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.L’établissement dispose de deux sites d’hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d’une USLD de 72 lits et d’un IFSI/IFAS.L’EPSAN c’est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale. Le secrétariat de la direction des affaires générales et des affaires médicales s’appuie sur une assistante de direction travaillant en binôme avec l’assistante de la direction. La direction des affaires générales et des affaires médicales est intégrée dans une équipe associant le secrétariat de direction et la chargée de communication de l’établissement.Les missionsL’assistante de direction assiste le directeur adjoint dans l’organisation de ses missions, assure le suivi et la préparation de plusieurs instances de l’établissement.Missions générales : Gestion et diffusion des mails de la BAL « contacts »• Réception du courrier (ouverture, enregistrement, tri et diffusion).• Gestion de l’agenda du directeur adjoint,• Coordination avec les directions fonctionnelles des pôles administratifs• Organisation de réunions (réservation de salles, invitations, ...)• Préparation ou mise en forme de courriers, rapports et autres documents institutionnels• Gestion documentaire (archivage, dématérialisation, plan de classement, destruction)• Assiste le directeur adjoint dans le suivi des dossiers appel à projets, de conventions, etc.• Gestion du CINEMA PATIENT (planning des séances, commande des films, …)Missions spécifiques :Gestion de plusieurs instances (ordre du jour, rédaction du relevé, suivi des délibérations, suivi de la composition) : comité médical d’établissement (CME), commission de l’organisation de la permanence des soins (COPS), Commission activité libérale (CAL).• Contribution à la gestion des affaires médicales :o Création / gestion des cartes de cantine du personnel médicalo Gestion des mails de la BAL « tableaux de garde »o Mise à jour du tableau des gardes et assignation si nécessaireo Notification d’avancement d’échelono Enregistrements Via Trajectoireo Divers courriers et certificatsEn cas d’absence de la secrétaire de direction, la secrétaire des affaires générales et des affaires médicales prend le relai en particulier sur la gestion des mails de la BAL « direction »Responsable hiérarchiqueDirecteur – Directeur adjoint en charge des affaires générales et des affaires médicalesLiaisons fonctionnellesTous les professionnels de l’établissement et notamment l’encadrementLes partenaires de l’établissement, élus et tutelles (ARS, CEA) et les usagers Compérences requises:Techniques de secrétariat bureautiqueTechniques de communicationMaîtrise de l’outil informatique WORD – EXCEL – POWERPOINTConnaissance du fonctionnement d’un établissement de santéSavoir- faire :- Filtrer et orienter les informations- Rédiger et mettre en forme des documents, synthétiser- Savoir gérer les différents interlocuteurs- Apporter une réponse personnalisée- Savoir planifier et respecter les délais- Savoir gérer les aléas- Savoir travailler en équipeQualités professionnelles :- Capacité de rigueur, d’organisation et de priorisation- Réactivité- Discrétion- Expression aisée vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés- Sens du contact- Disponibilité- Capacité de travail en binôme et en équipe- Capacité d’initiative et autonomie Horaires secrétariat (plages variables) :Lundi au jeudi : 08 h 30 – 12 h 00 ; 13 h 30 –17 h 30 Vendredi : 08 h 30 – 12 h 00 ; 13 h 30 – 17 h 00Poste ouvert à la mutation, ou à un recrutement en CDD pouvant évoluer vers une titularisation par la voie du concours ou, à défaut, vers un CDI.
Salaire : 26500 euros/year
Profil :
Etude / Diplôme souhaité : BAC
Expérience souhaitée : 2 à 4 ans
Réf. : 7442375
Offre d'emploi publiée le 2025-09-11 2025-11-02