Description du poste
Le GROUPE MAURIN est un groupe automobile familial qui a plus de 40 ans d'existence.
Il est à la 4ème place des groupes de distributions français (19ème position des groupes de distributions européens).
Avec plus de 4 000 collaborateurs, le Groupe distribue 20 marques au travers de ses 218 concessions automobiles en France, Belgique, Espagne et Suisse. Le Groupe Maurin est le leader en France de la distribution et de la réparation des marques automobiles étrangères. Il est également le premier vendeur de véhicules neufs en France et en Espagne pour les marques Ford, Nissan et Suzuki et le 2nd pour la marque Mercedes-Benz en Belgique.
Notre Groupe a obtenu la certification Great Place to Work en 2024, 2025 et 2026, il a donc rejoint la communauté des entreprises reconnues pour leur qualité de vie au travail.
Pour notre concession Suzuki Perpignan, vos missions de secrétaire d'accueil seront les suivantes :
1. Accueil et communication (physique et téléphonique)
* Accueil physique : Saluer les visiteurs, identifier leurs besoins (achat, réparation, renseignement, livraison) et les orienter vers le bon interlocuteur (conseiller commercial, réceptionnaire atelier, service pièces de rechange).
* Standard téléphonique : Gérer les appels entrants, filtrer et transmettre les communications, prendre des messages ou répondre aux demandes de premier niveau.
* Gestion de l'image de la marque : Être le premier visage et la première voix de la concession ; garantir un accueil chaleureux, professionnel et soigné.
2. Gestion des rendez-vous et plannings
* Prise de rendez-vous : Planifier les entrées à l'atelier (entretiens, réparations, contrôles, diagnostics) en lien avec les réceptionnaires.
* Organisation des agendas : Gérer les plannings des différents services ou des véhicules de courtoisie/prêt.
* Remise des clés : Accueillir les clients venant récupérer leur véhicule après intervention et coordonner la restitution des clés.
3. Tâches administratives et gestion des dossiers
* Suivi des dossiers clients : Créer et mettre à jour les fiches clients et les dossiers après-vente ou commerciaux (ouverture des ordres de réparation - OR).
* Facturation et encaissement : Réaliser la pré-facturation ou la facturation des prestations, encaisser les règlements (espèces, cartes bancaires, chèques) et gérer les justificatifs.
* Courrier et bureautique : Traiter le courrier physique et électronique, rédiger des courriers, saisir des données et mettre en forme des documents (Pack Office).
* Archivage : Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique) des dossiers de vente, des bons de réparation et des documents administratifs.
4. Liaison et coordination
* Interface interne : Faire le lien quotidien entre la clientèle et l'équipe technique (mécaniciens, réceptionnaires) ou commerciale.
* Gestion des réclamations : Écouter les premières insatisfactions clients, transmettre les litiges au responsable concerné ou entamer un premier niveau de suivi.
Sens du relationnel, d'humeur constante,
Soucieux de faire vivre au client une expérience de qualité
